Порядок заполнения трудовой книжки

Как правильно заполнять трудовые книжки?

Порядок заполнения трудовой книжки

Базовые правила.

  1. При заполнении трудовой книжки используются ручки с синими, черными или фиолетовыми чернилами. Иные цвета не допускаются.
  2. Даты вносятся в трудовую книжку арабскими цифрами. При этом в числе и месяце указываются два знака, в годе – четыре.
  3. Название организации  указывается полностью и в сокращенном виде.
  4. Другие сокращения не допускаются. 
  5. Устанавливается сквозная нумерация.
  6. Заполнение допускается как на русском языке, так и на языке Республики РФ, на территории которой находится работодатель.
  7. Не допускаются исправления, перечеркивания, такая запись признается недействительной и вносится новая.
  8. Третий столбец должен содержать указание на причину расторжения трудового договора со ссылкой на Трудовой кодекс (определенную статью).
  9. Реквизиты приказа об увольнении или иного документа прописываются в 4 графе.Поэтому они должны быть изданы до внесения записи в трудовую книжку.
  10. При внесении записи о приеме на работу — печать не ставится. Печать ставится при внесении записи о прекращении трудовых отношений.

 

Нумерация записей в трудовой книжке (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Вид записи Порядок Норма Инструкции о трудовых книжках
В разделе «Сведения о работе»
1. Записи, производимые до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу
о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь (и т.д.) нумеруются в общем порядке абз. 2, 3 п. 10, ч. 2 п. 12
о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования (и т.д.)
2. Записи о приеме на работу
о полном наименовании нанимателя запись не нумеруется ч. 2 п. 12, п. 27
о приеме на работу вносится ниже заголовка (полного наименования нанимателя) ч. 2 п. 12, ч. 3
п. 27
о получении рабочим второй и последующих профессий нумеруются в общем порядке ч. 2 п. 12, ч. 2
п. 32
об увольнении работника ч. 2 п. 12, п. 36,
ч. 2 п. 41
3. Исправление или изменение ранее внесенных записей
при исправлении, дополнении записей нумеруется в общем порядке ч. 2 п. 12, п. 56
В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»
о награждениях и поощрениях нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника ч. 2 п. 12, п. 47
В разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке»
об обучении нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника ч. 2 п. 12, п. 50

 

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важные замечания при оформлении увольнения.

  • общие основания прекращения трудового договора устанавливаются статьей 77 ТК РФ (именно это вносится в приказ и в трудовую книжку).
  • порядок расторжения указан в статьях 80 ТК РФ (для работников) и 280 ТК РФ (для руководителей)

 

При расторжении трудовых отношений по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) необходимо учесть положения статьи 78 ТК РФ, которые предоставляет возможность расторжения трудового договора с любое время, даже в день достижения согласия.

Отличие увольнения по соглашению сторон и увольнения по собственному желанию приведено ниже.

Увольнение
Различие в увольнении
по соглашению сторон
по собственному желанию
Взаимное волеизъявление работника и работодателя (п. 1 части первой ст. 77 ТК РФ) Инициатива исходит от работника (п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ) В инициативе расторжения трудового договора
Расторжение трудового договора может быть осуществлено в любое время (ст. 78 ТК РФ) Работник предупреждает работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее чем за две недели до даты увольнения (ст. 80 ТК РФ), а руководитель — за месяц (ст. 280 ТК РФ) Во времени расторжения трудового договора

Пример внесения записи о приеме на работу и увольнения сотрудника по собственному желанию.

Порядок заполнения трудовой книжки

Для Генерального директора есть дополнительные правила.

В графе 4 трудовой книжки указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения о приеме сотрудника на работу (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 22 сентября 2010 г. № 2894-6-1.

Как правильно написать при приеме на работу директора: «Назначен на должность Генерального директора», «Принят на должность Генерального директора» или «Избран на должность Генерального директора»?

Рядовой сотрудник назначается на должность в соответствии с приказом.

Для Генерального директора есть все три варианта — в зависимости от наименования документа, на основании которого внесена запись.

Что пишем Основание
«Принят» Приказ
«Избран» Протокол
«Назначен» Решение

Вот все три варианта для Генерального директора (одна основная работа и две по совместительству).

Порядок заполнения трудовой книжки


А как быть с увольнением Генерального директора?

Тоже ведь есть приказ и бумаги от общества (протокол или решение). Лучше вносить данные о приказе — дата приказа и дата увольнения будут совпадать. В случае с протоколом/решением даты совпадать не будут!

Почему так? Дата протокола/решения — это дата первого рабочего дня работы нового Генерального директора, т.е. «завтра».

Вот вариант внесения записи в трудовую книжку —  увольнение Генерального директора по собственному желанию. Дата приказа и дата увольнения совпадают — 15.12.2014

Порядок заполнения трудовой книжки

Избран на должность на основании протокола, а уволен по собственному желанию на основании приказа. Участники общества разбежались и приходится Генеральному директору самому себя увольнять самостоятельно.

Как это сделать — можно прочитать в статье «Как уволиться с должности Генерального директора»

 


А вот не хорошо. Внесение записи в трудовую книжку — увольнение Генерального директора по истечению срока трудового договора со ссылкой на протокол.

Порядок заполнения трудовой книжки

Дата увольнения — 15.12.2014, дата протокола 16.12.2014.

Ведь общее собрание участников общества не только старого директора увольняет, оно еще избирает нового Генерального директора. Общество не может существовать без единоличного исполнительного органа.

И дата 16.12.2014 — это первый рабочий день нового директора.

Возможны судебные прения на тему недействительности записи, запись текущим днем ссылается на событие, которое случится завтра. Нехорошо.

Некоторые кадровые работники делают еще хуже — они пишут одним днем и дату протокола и дату увольнения.

Порядок заполнения трудовой книжки

Получается, что в этот день 16.12.2014 в обществе работало два Генеральных директора, последний рабочий день старого и первый рабочий день нового. Не делайте так.

Поэтому при увольнении указываем реквизиты приказа, там дата совпадает с последним рабочим днем руководителя.


Внесение записи в трудовую книжку — увольнение Генерального директора по соглашению сторон.

Порядок заполнения трудовой книжки


Внесение записи в трудовую книжку — увольнение Генерального директора по решению участников общества (фактически досрочное прекращение трудового договора по инициативе работодателя).

Порядок заполнения трудовой книжки


Внесение записи в трудовую книжку — увольнение Генерального директора в связи с виной руководителя. В соответствии со ст. 66 ТК РФ — сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Порядок заполнения трудовой книжки


Вот сложный вариант — прием и увольнение Генерального директора  в несколько организаций (основная работа и совместительство).

Порядок заполнения трудовой книжки

Обратите внимание:

  • протокол -> «избран»
  • решение -> «назначен»
  • оба увольнения — ссылка на приказ по кадрам, даты приказов совпадают с датами увольнения
  • все записи вносятся кадровым сотрудником основной организации (записи и по основной работе и по совместительству)
  • печать, которая заверяет записи — тоже принадлежит основной организации

 

На двух организациях еще терпимо («матрешка» из двух записей), один и тот же Генеральный директор для трех организаций — будет уже сложно. Проще использовать Управляющий ИП (т.е. не брать его на работу в три организации, одну основную и две по совместительству — а взять Управляющего ИП). И не будет проблем с учетом рабочего времени.

Еще почитать:

Персонал в бизнесе

Персонал в бизнесе

Сотрудники – для мелкого и среднего бизнеса это главный ресурс, который обеспечивает развитие компании. Для большого бизнеса – это уже исключение, большие бюджеты на маркетинг позволяют развивать компанию, особо не обращая внимания на профессиональный уровень набираемых ...

Как управлять сотрудниками

Как управлять сотрудниками

Как понять, насколько хороша или плоха система управления в компании? Ответ дал Бонапарт Наполеон: Sans moi on ne fait que des Betises. "В мое отсутствие творят только глупости". Руководителя нет на месте - и все, система не работает. Так Бонапар...

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Ключевые показатели эффективности  (англ.  Key Performance Indicators, KPI ) — показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.  KPI позволяют производить контроль деловой акт...

Многозадачность сотрудника

Многозадачность сотрудника - это более плохо, чем хорошо. Еще почитать:
Мотивация персонала

Мотивация персонала

Зачем вообще нужна мотивация персонала? У сотрудников есть оклад, рабочий день 8 часов, 5 рабочих дней в неделю - вот пусть и работают. Мотивация позволяет мотивировать сотрудников на результат? Да, но через полгода-год работы. А что происходит сразу после ...

Расчет отпуска сотрудника

Расчет отпуска сотрудника. Период для расчета. Выдача отпускных сотруднику. Еще почитать:
Расчеты с персоналом

Расчеты с персоналом

На компанию со стороны физического лица можно работать двумя основными способами. 1. Сотрудник компании по трудовому договору. Т.е. у него есть рабочее место, должностные обязанности и оклад. 2. По гражданско-правовому договору. Фактически это физ....